Ptáme se architektů

Nešlo o náš první společný projekt. Portál pro FA ČVUT jsme úspěšně stavěli už v letech 2018–2019 a jeho technologické základy jsme znali do detailu. Jenže čas nezastavíte. Za léta intenzivního provozu se portál vlivem neúnavného plnění novým obsahem organicky rozrostl do monumentálních rozměrů. Tento masivní růst a každodenní praxe však odhalily mezery i v našem původním návrhu – struktura, která dříve dávala smysl, dnes pod tíhou obsahu a nových uživatelských návyků naráží na své limity.

Právě k odhalení těchto míst výzkum slouží. Žádný designér ani produktový manažer totiž nemá absolutní pravdu; tou nejvyšší instancí jsou vždy samotní uživatelé a to, jak s portálem v reálném životě pracují.

Když dozrál čas na jeho komplexní redesign, ocitli jsme se před velkou výzvou: Primárním hlediskem fakulty bylo posunout vizuální podání webu k modernějšímu, umělecky zaměřenému směru, který by reflektoval její identitu. Směřování fakulty chápeme, ale zároveň jsme nemohli opomenout použitelnost.

Fakulta totiž slouží tisícům lidí s rozmanitými potřebami a portál pro ně musí být především funkčním nástrojem. Iniciovali jsme proto hned v úvodu prací hloubkový uživatelský výzkum. Naším úkolem bylo zkalibrovat obraz o fungování stávajícího webu z pohledu tří odlišných světů:

• Uchazeči o studium – potřebují bleskově pochopit, co fakulta nabízí a proč jít studovat právě zde. Následně chtějí bez paniky najít klíčové informace a hladce projít celým sítem přijímaček.
• Studenti – mají v závislosti na fázi studia velmi různorodé potřeby – od plánování zápisu předmětů, přes zápisy do ateliérů, až po odevzdávání ateliérových a závěrečných prací, kdy se pro ně web stává kritickým provozním nástrojem.
• Zaměstnanci a externí vyučující – potřebují efektivně řešit agendu kolem práce v ateliérech a zároveň prezentovat výsledky studentů a svoje akademické a vědecké úspěchy. Web pro ně musí být přímočarým pracovním prostředím.

Kvantitativní předehra: Sázka na pečlivost architektů

Rozjet výzkum na akademické půdě má svá specifika. Prvním krokem byla plošná dotazníková expedice. Z historie spolupráce jsme moc dobře věděli, že studenti fakulty architektury a akademici mají jednu skvělou vlastnost: k úkolům přistupují s extrémní svědomitostí. Když jim dáte prostor, vyplní dotazníky s chirurgickou přesností a nebývalým detailem.

Abychom eliminovali kognitivní náročnost a odpor k nudným formulářům, dotazníky pro studenty jsme záměrně napsali lehčí, hovorovější a tak trochu zábavnou formou. Řešili jsme všechno – od psychologického pořadí otázek přes kompozici matic až po načasování rozesílky.

Klient zajistil rozesílku a výsledný sběr dat předčil očekávání. Získali jsme:

Kvalitativní hloubka: Pohled pod povrch dat

Masivní sběr dat z dotazníků nám dal skvělý odrazový můstek. Respondenti v nich totiž v rámci otevřených otázek již nešetřili detaily – zasypali nás hromadou konkrétních nápadů, osobních poznámek a postřehů ze své každodenní praxe. Tyto textové odpovědi nám sice poskytly obrovské množství cenného materiálu a první silné hypotézy, ale stále nám chyběl přímý kontakt.

Půdu pro navazující fázi jsme si připravili už na samotném konci dotazníků, kde jsme od respondentů sesbírali kontakty pro případný zájem zapojit se do dalšího kola výzkumu. Z této databáze ochotných uživatelů jsme následně vybrali 11 zástupců jednotlivých cílových skupin (5 uchazečů o studium, 3 studenty prvních ročníků a 3 studenty vyšších ročníků) a překlopili se do fáze intenzivních hloubkových rozhovorů a uživatelských testování.

Paralelně jsme klienta vyzbrojili metodickým scénářem pro rozhovory s editory, abychom rozklíčovali i skryté bolesti fakultních zaměstnaců, kteří pracují s adminem současného webu a plní jej obsahem.

Všechny živé insighty, citace a zádrhely z nahrávek jsme následně začali skládat do afinitních map v nástroji Miro a prioritizovat je. Získali jsme tak solidní základ pro to, abychom neřešili jen samotnou strukturu, ale rozpletli i obrovský uzel obsahových, funkčních a komunikačních trablů: od nefunkčních drobností až po zásadní momenty, kdy studenti například vůbec nechápali algoritmus výpočtu pro výběr do ateliérů.

Nový akademický portál jsme tak nestavěli na domněnkách, ale na reálném mentálním modelu cílových skupin.

Kde tlačila bota? Hlavní slabá místa portálu

Dlouholeté, poctivé plnění webu obsahem s sebou sice přineslo obrovské informační bohatství, ale pro uživatele znamenalo také logickou daň v podstatném nárůstu agendy. Výzkum nám pomohl tyto bolesti přesně pojmenovat:

1. Informační bludiště pro uchazeče a prváky

Uchazeči a noví studenti přicházejí na web ve specifickém psychologickém rozpoložení (stres z přijímaček, nejistota z nového prostředí) a portál je často nutil hrát informační detektivku.

• Hledání kritérií a portfolií: Klíčové požadavky, jako co přesně má obsahovat portfolio, povinné přílohy, vzory testů, byly často skryté v hloubi struktury nebo v nepřehledných sekcích typu FAQ. Zjistit termín a přesné umístění výsledků přijímaček byl pro mnohé nadlidský úkol.
• Chybějící průvodce prváka: Nováčkům citelně chyběl ucelený startovací bod. Informace o tom, jak na fakultě reálně fungují zkoušky, předtermíny nebo specifické vertikální ateliéry, museli studenti složitě zjišťovat od starších spolužáků nebo telefonicky na studijním oddělení.
• Zmatek kolem Erasmu: Agenda zahraničních výjezdů byla pro studenty velkým oříškem. Informace o Erasmu a bilaterálních smlouvách se na různých místech překrývaly nebo naopak zcela chyběly. Výběrová řízení a přihlašovací procesy nebyly časově ani obsahově zkoordinované, což vyvolávalo zbytečnou nejistotu.

2. Praktický život na škole vs. vizuální prezentace

Zatímco fakulta potřebuje navenek prezentovat své úspěchy a estetiku, stávající studenti vyšších ročníků a pedagogové přicházejí na portál s jasným cílem: rychle vyřídit své každodenní provozní záležitosti.

• Uvězněný obsah v PDF: Harmonogramy akademického roku, směrnice děkana, podmínky k SZZ nebo podklady k bakalářským a diplomovým pracím byly historicky uvězněny v desítkách PDF souborů. Uživatelé tak museli složitě stahovat dokumenty místo toho, aby konzumovali čistý, strukturovaný webový obsah. Výrok jednoho ze studentů: „Jsou tam desítky PDF a já nevím, co hledám,“ mluví za vše.
• Schizofrenie informačních kanálů: Výzkum odhalil silnou roztříštěnost – studenti často netušili, zda klíčové podklady k předmětům (sylaby, prezentace, podmínky zápočtů) najdou přímo na webu, nebo na platformách Moodle a MS Teams. Každý ústav navíc k prezentaci přistupoval jinak.

3. Zátěžové testy kalendáře a „útěky“ na Google

• Statický kalendář: Kalendář akcí a harmonogramů sice na webu existoval, ale uživatelům v něm chyběla interaktivita. Události často postrádaly proklik na detail s podrobnostmi (čas, místo, související dokumenty) a nebylo možné je snadno exportovat do mobilu.
• Hledání zkratek přes vyhledávače: Kvůli robustnosti webu a specifickému akademickému žargonu (který neodpovídal přirozenému jazyku studentů) začali uživatelé vestavěné vyhledávání podvědomě ignorovat. Klíčové informace, kontakty, otevírací doby dílen či tiskového centra nebo specifické studijní normy raději rovnou hledali přes externí vyhledávač zadáním hesla „FA ČVUT + [hledaný výraz]“.

4. Profil jako vizitka a správa obsahu ze zákulisí

• Anonymita vs. lidská tvář: Studenti v rozhovorech často zmiňovali, že by na profilech pedagogů (i externistů) ocenili fotografie a preferovaný způsob komunikace (Mail/Teams/Osobní), aby je na chodbách či v kabinetech lépe identifikovali. Stejně tak je mrzelo, že profily studentů a jejich propracované ateliérové projekty po absolutoriu z webu de facto mizely.
• Bolesti editorů: Na straně správy webu výzkum ukázal na složitost zadávání specifického obsahu (např. ateliérových zadání) a nejednotnou odpovědnost za aktualizaci dat. To vedlo k tomu, že na webu občas zůstávaly neaktuální šablony nebo stará data, což uživatele zpětně mátlo.

Od výzkumných poznatků k prototypům: Jak výzkum přepsal zadání pro design

Výzkum nám pomohl doplnit ideovou základnu redesignu o konkrétní, exekutivní backlog úkolů. Ten teď našemu designérskému týmu slouží jako maják pro nadcházející fázi wireframingu a tvorby UI:

• Architektura nejdůležitějších dní: Víme, že přihlašování do ateliérů a odevzdávání prací jsou pro studenty emočně vypjaté momenty semestru. Snažíme se jim připravit co možná nejpřímočařejší rozhraní pro oba úkony, které je provede krok za krokem a dá jim ještě větší kontrolu nad tím, jak prezentovat svůj semestrální projekt.
  
  
• Konec schovávání informací do PDF: Na základě dat víme, že v kritických procesech, jako je podávání přihlášky a průchod přijímacím řízením, musíme ty nejdůležitější informace vytáhnout ven ze statických PDF souborů přímo na dedikované strukturované podstránky.
  
  
• Praktické zadání pro vývoj: Výzkum mezi editory nám ukázal, kde současná správa obsahu naráží na limity. Cílem je stávající systém hlavně efektivně nastavit pro reálný provoz – zeštíhlujeme příliš košatý obsah, optimalizujeme vyhledávání a doplňujeme nové nástroje pro marketing a PR fakulty, díky nimž oživí např. úvodní stránku. Ruku v ruce s tím jde i posílení serveru, aby bez problémů ustál náporové dny kolem přijímaček.

Investice do robustní analytické fáze není luxus, ale nutnost. FA ČVUT hned nespěchala s návrhem prototypů a díky tomu dnes nestavíme nový web, který bude „jen“ hezký na pohled, ale platformu, která bude špičkovým a funkčním nástrojem pro celou fakultu. Design se sice teprve rodí, ale už teď bezpečně víme, že stavíme na neprůstřelných základech.

Stojíte před podobně komplexní výzvou?

Ať už plánujete redesign rozsáhlého portálu, nebo potřebujete zjistit, jak vaši uživatelé o digitálním produktu reálně přemýšlejí, rádi vám pomůžeme. Navrhneme výzkum na míru a dáme vašemu novému designu pevné základy. Stačí se nám ozvat.